Tüzük

Tüzük

ZARA DERNEKLER FEDERASYONU (ZADEF) TÜZÜĞÜ

FEDERASYONUN ADI VE MERKEZİ
MADDE 1 - Federasyonun Adı : Zara Dernekler Federasyonu (ZADEF)' dir.

DERNEĞİN MERKEZİ
MADDE 2 - Federasyonun merkezi İstanbul' dadır.

FEDERASYONUN ADI VE MERKEZİ
MADDE 3 - Federasyon; özelde Zaralılar genelde tüm insanlar arasındaki yardımlaşma ve dayanışmayı teşvik etmek, Zara' nın sorunları ile ilgili çözümler üretmek, Ülkemizin, Zara' nın ve Zaralıların menfaatlerini temel alarak, yöremizi ve yöre insanımızı ekonomik, sosyal, mesleki ve kültürel alanda en etkin hale getirmek amacı ile üye dernekler arasında koordinasyonu sağlamak, Zara özelinde daha sağlıklı sivil toplum örgütleri yaratmak ve yaşatmak, gerekli gördüğünde fonlar ve yardım sandıkları kurmak ve iktisadi işlemler açmaktır.
Bunun dışında; başta gençlerimiz olmak üzere tüm Zaralıların yurt gerçeklerini bilen çağdaş, laik, demokratik hukuk devleti anlayışı içerisinde temel hak ve özgürlükler üzerindeki tüm sınırlama ve yasakların kaldırıldığı, her türlü çağ dışı, gerici ve totaliter anlayışlara karşı olan ülke bireyleri olmalarını sağlamak ve duyarlı bir sivil toplum örgütü olarak ülkemizde ve yöremizdeki tüm anti demokratik uygulamalara karşı federasyon, dernek ve sivil toplum örgütleri ile karşı koyabilmek ve dayanışma içinde olmak, Zara ve Köy derneklerinin ortak amaçlarının geliştirilmesi hususunda faaliyette bulunmak, gerekli iş birliği ve organizasyon sağlamak ve bu meydanda üyelerin ortak amaçlarını tespit ederek, bu amaçların gerçekleştirilmesi hususunda gerekli iş birliği ve organizasyon tesis etmek, üyelerin ortak kültürel değerlerini bilimsel esaslara göre araştırmak, öğretmek, genç kuşaklara aktarmak, bu tür çalışmalara katkı sağlamak ve bu amaçla kültürel faaliyetlerde bulunmaktır. Zara ve Köylerin yöresel kültürünü yaşatmak, bağlam ve diğer enstrümanların öğretilmesine yönelik kursları açmak, halk oyunları çalışmaları yapmak, halı, kilim ve benzeri folklorik değerlerin yaşatılmasına, öğretilmesine yönelik kurslar düzenlemek, yörenin kültür, folklorik özelliklerini araştırmak ve bu konuda bilimsel çalışmalar yapmak ve yaptırmak, üyeler arasında birlik ve beraberliği, dayanışma ve yardımlaşmayı temin etmek, moral vermek, tanışma ve yakınlaşmayı tesis etmek, bu amaçlarla geziler, piknikler, yemekli-yemeksiz geceler düzenlemek. Sportif ve bilgi-kültür yarışmaları düzenlemek, bu çalışmalara katkı sağlamak, Üyelerin eğitim ve öğretim düzeyini yükseltmek, bu amaçla ilköğretim, lise, ön lisans, lisans, yüksek lisans ve doktora öğrenimlerine devam eden öğrencilere burs, kitap, kırtasiye, yemek, giyim ve barınma olanakları sağlamak, bunları temin etmek, bu tür çalışmaları gerçekleştiren kişi ve kuruluşlar ve kamu kurumları ile iş birliği yapmak. Gençlere meslek edindirmek amacı ile kurslar düzenlemek, bu amaçla uzman kişi, kurum ve kuruluşlar ile yakın işbirliği içinde olmak, eğitim amaçlı faaliyetleri yasalar imkanında düzenler veya iş birliği yapmak, gençlere sigara, alkol, uyuşturucu gibi sağlığa zararlı alışkanlıklardan korumak için bilimsel içerikli seminerler ve benzeri etkinlikler düzenlemek, üye ilçe ve köylerin su, yol, elektrik, yerleşim, sağlık merkezi, park, bahçe vb. altyapı ihtiyaçlarının giderilmesi için projeler gerçekleştirmek, bu amaçla mahali idareler, kamu kurum ve kuruluşları ile yakın işbirliği içinde olmak. bu projelerin gerçekleşmesi için maddi manevi katkı sağlamak. Üye derneklerin ilçe ve köylerinin sosyal ve ekonomik yönden gelişmesini sağlamak ve bu konuda yapılacak çalışmalara maddi, manevi destek olmak, kurulmuş dernekler arasında dayanışma ve işbirliği kurulması yönünde çalışmalar yapmak, bu amaçla uygun faaliyetlerin birlikte yapılması ve sürdürülmesini sağlamak, ülke düzeyinde etkinliklerde bulunmak amacıyla kurulmuştur.

FEDERASYONU KURAN DERNEKLER
MADDE 4-

  1. Zara Kültür Ve Dayanışma Derneği
  2. Bolucan Köyü Yardımlaşma Ve Dayanışma Derneği
  3. Hamo Tuzlası Çevre Köyleri Kültür Dayanışma Derneği
  4. Yoğunpelit Köyü Sosyal Yardımlaşma Ve Kültür Derneği
  5. Girit Köylüleri Yardımlaşma Ve Dayanışma Derneği

FEDERASYONCA SÜRDÜRÜLECEK ÇALIŞMA KONULARI VE BİÇİMLERİ
MADDE 5-

  1. Faaliyetlerin etkinleştirilmesi ve geliştirilmesi için araştırmalar yapmak,
  2. Kurs, seminer, konferans ve panel gibi eğitim düzenlemek,
  3. Amacın gerçekleştirilmesi için gerekli olan her türlü bilgi, belge, doküman ve yayınları temin etmek, dokümantasyon merkezi oluşturmak, çalışmalarını duyurmak için amaçları doğrultusunda gazete, dergi, kitap gibi yayınlar ile üyelerine dağıtmak üzere çalışma ve bilgilendirme bültenleri çıkartmak.
  4. Amacın gerçekleştirilmesi için sağlıklı bir çalışma ortamını sağlamak, her türlü teknik araç ve gereçleri demirbaş ve kırtasiye malzemelerini temin etmek.
  5. Gerekli izinler alınmak şartı ile yardım toplama faaliyetinde bulunmak ve yurt içinden ve yurt dışından bağış kabul etmek,
  6. Tüzük amaçlarının gerçekleştirilmesi için ihtiyaç duyduğu gelirleri temin etmek amacıyla ikdisadi, ticari ve sanayi işletmeler kurmak ve işletmek,
  7. Üyelerinin yararlanmaları ve boş zamanlarını değerlendirebilmeleri için sosyal ve kültürel tesisler kurmak ve bunları tefriş etmek, işletmek veya işletmeye vermek,
  8. Üyeleri arasında beşeri münasebetlerin geliştirilmesi ve devam ettirilmesi için yemekli toplantılar, konser, balo, tiyatro, sergi, spor, gezi ve eğlenceli etkinlikler vb. düzenlemek veya üyelerinin bu tür etkinliklerden yararlanmalarını sağlamak,
  9. Dernek faaliyetleri için ihtiyaç duyulan taşınır, taşınmaz mal satın almak, satmak, kiralamak, kiraya vermek ve taşınmazlar üzerinde aynı hak tesis etmek,
  10. Amacın gerçekleştirilmesi için gerek görülmesi durumunda konfederasyon kurmak veya kurulu bir konfederasyona katılmak gerekli izin alınarak derneklerin izinle kurabileceği tesisleri kurmak,
  11. Uluslararası faaliyette bulunmak yurt dışındaki dernek veya kuruluşlara üye olmak ve bu kuruluşlarla proje bazında ortak çalışmalar yapmak veya yardımlaşmak,
  12. Amacın gerçekleştirilmesi için gerek görülmesi halinde, 5072 sayılı Dernek ve Vakıfların Kamu Kurum ve Kuruluşları ile görev alanlarına giren konularda ortak projeler yürütmek,
  13. Gerekli görülen yerlerde federasyon faaliyetlerini yürütmek amacıyla temsilcilik açmak,
  14. Federasyonun amacı ile ilgisi bulunan ve kanunlarla yasaklanmayan alanlarda diğer derneklerle, federasyonlarla, veya vakıf, sendika ve benzeri sivil toplum kuruluşlarıyla ortak bir amacı gerçekleştirmek için platformlar oluşturmak,
  15. Federasyon hiçbir siyasi kurum veya kuruluşa tabi olmadan tamamen tarafsızlık ilkesiyle toplumun menfaati için hareket eder.

FEDERASYONU FAALİYET ALANLARI
MADDE 6-
Federasyon; sosyal kültürel eğitsel ve kalkınma alanında faaliyet gösterir.

ÜYE OLMA HAKKI VE ÜYELİK İŞLEMLERİ
MADDE 7-
Federasyonun amaç ve ilkelerini benimseyerek bu doğrultuda çalışmayı kabul eden ve Mevzuatın öngördüğü koşullarını taşıyan ve Sivas İli Zara ilçesi merkez ve köyleri dernekleri (her köyden birden fazla olmamak kaydıyla) üye olma hakkına sahiptir. Federasyon başkanlığına yazılı olarak yapılacak üyelik başvurusu, Federasyon yönetim kurulunca en çok otuz gün içinde üyeliğe kabul veya istediğin reddi şeklinde karara bağlanır ve sonuç yazıyla başvuru sahibine bildirilir. Başvurusu kabul edilen üye dernek, bu amaçla tutulacak deftere kaydedilir.

Federasyonun asil üyeleri; Federasyonun kurucu dernekleri ile müracaatları üzerine yönetim kurulunca üyeliğine kabul edilen derneklerdir.
Federasyona; maddi ve manevi bakımdan önemli destek sağlamış bulunanlar yönetim kurulu kararı ile onursal üye olarak kabul edilebilir. Onursal üyeler oy kullanamaz, aidat ödemezler.

ÜYELİKTEN ÇIKMA
MADDE 8-
Her üye dernek yazılı olarak bildirmek kaydıyla, federasyondan çıkma hakkına sahiptir.
Üye derneğin istifa kararı yönetim kuruluna ulaştığı anda çıkış işlemleri sonuçlanmış sayılır. Üyelikten ayrılma, üye derneğin federasyona olan birikmiş borçlarını sona erdirmez.

ÜYELİKTEN ÇIKARILMA
MADDE 9-
Federasyon üyeliğinden çıkarılmayı gerektiren haller;

  1. Federasyon tüzüğüne aykırı davranışlarda bulunmak,
  2. Verilen görevlerden sürekli kaçınmak,
  3. Yazılı ikazlara rağmen üyelik aidatını altı ay içinde ödememek,
  4. Federasyon organlarınca verilen kararlara uymamak,
  5. Üye olma şartlarını kaybetmiş olmak

Yukarıdaki sayılan durumlardan birinin tespiti halinde yönetim kurulu kararı ile üyelikten çıkarılır.
Federasyondan çıkan veya çıkarılanlar; üye kayıt defterinden silinir ve federasyon mal varlığından hak iddia edemez.

ÜYELİKTEN ÇIKARTILMA YÖNTEMİ VE İTİRAZ
MADDE 10-
Federasyon yönetim kurulu üyelikten çıkartılmayı gerektiren hallerde ilgili üye hakkında şikayet üzerine veya kendiliğinden gerekli araştırma ve incelemeyi yaparak üyenin savunmasını aldıktan sonra kararını gizli oyla ve üye tam sayısının 2/3 çoğunluğu ile verir. Sonuç ilgili üyeye yazılı olarak bildirilir.
Çıkarılan üye kendisine bildirilen karara karşı bildirim tarihinden itibaren başlamak üzere 30 gün içinde yönetim kurulu aracılığı ile Olağan Genel Kurul' da itiraz edebilir.

İtiraz ilk Genel Kurul toplantısında görüşülerek karara bağlanır. Genel Kurul tarafından üyeliğinin tekrar kabulü halinde üyenin hak ve yükümlükleri devam eder. Ancak reddi halinde federasyon yönetim kurulunun ihraç kararı tarihine kadar üyenin hak ve yükümlükleri sona erer.

ÜYE DERNEKLERİN HAKLARI
MADDE 11-
a) Federasyon tüzüğüne ve yetkili organlarca alınan kararlara uymak mali yükümlüklerini usulüne uygun olarak yerine getirmek,
b) Federasyon yönetim kurulunun gerekli gördüğü haller dışında yılda bir kez çalışmaları hakkında rapor vermek,
c) Kaydettikleri üyelerini yılda bir defa OCAK ayında belgeleriyle birlikte federasyon başkanlığına bildirmek,
d) Federasyondan çıkan veya çıkartılan üyeler federasyon mal varlığından hak talep edemez.

FEDERASYON ORGANLARI
MADDE 13-
Federasyon organları aşağıda gösterilmiştir.

  1. Genel Kurul,
  2. Yönetim Kurulu,
  3. Denetim Kurulu,
  4. Disiplin Kurulu

FEDERASYON GENEL KURULUNUN KURULUŞ ŞEKLİ - TOPLANMA ZAMANI - ÇAĞRI/TOPLANTI USULÜ
MADDE 14-
Genel kurul; federasyonun en yetkili karar organı olup, federasyona kayıtlı üyelerden oluşur.
GENEL KURUL

  1. Bu tüzükte belli zamanda olağan,
  2. Yönetim veya denetim kurulunun gerekli gördüğü hallerde veya federasyon üyelerinden beşte birinin yazılı isteği üzerine otuz gün içinde olağanüstü toplanır.
  3. Genel kurulda her delegenin bir oy hakkı vardır, delege oyunu şahsen kullanmak zorundadır. Onursal üyeler genel kurul toplantılarına katılabilirler ancak oy kullanamazlar.
  4. Toplantıda görüşülen konular ve alınan kararlar bir tutanağa yazılır ve divan başkanı ile yazmanlar tarafından birlikte imzalanır. Toplantı sonunda, tutanak ve diğer belgeler yönetim kurulu başkanına teslim edilir. Yönetim kurulu başkanı bu belgelerin korunmasından ve yeni seçilen yönetim kuruluna yedi gün içinde teslim etmekten sorumludur.

GENEL KURULUN OY KULLANMA VE KARAR ALMA USUL VE ŞEKİLLERİ
MADDE 15-
Genel kurulda aksine karar alınmamışsa yönetim ve denetim kurulu üyelerin seçimleri gizli oylama ile diğer konulardaki kararlar ise açık olarak oylanır. Gizli oylar, toplantı başkanı tarafından mühürlenmiş kağıtların veya oy pusulalarının üyeler tarafından gereği yapıldıktan sonra içi boş bir kaba atılması ile toplanan ve oy vermenin bitiminden sonra açık-dökümü yapılarak belirlenen oylardır.
Açık oylamada, genel kurul başkanının belirteceği yöntem uygulanır. Genel kurul kararları, toplantıya katılan üyelerin salt çoğunluğuyla alınır. Şu kadarki, Tüzük değişikliği ve federasyonun feshi kararları ancak toplantıya katılan üyelerin 3'te iki çoğunluğuyla alınabilir.

TOPLANTISIZ VEYA ÇAĞRISIZ ALINAN KARARLAR
Bütün üyelerin bir araya gelmeksizin yazılı katılımıyla alınan kararlar ile dernek üyelerinin tamamının bu tüzükte yazılı çağrı usulüne uymaksızın bir araya gelerek aldığı kararlar geçerlidir. Bu şekilde karar alınması olağan toplantı yerine geçmez.

GENEL KURULUN GÖREV VE YETKİLERİ
MADDE 16-
Aşağıda yer alan yazılı hususlar genel kurulca görüşülüp karara bağlanır.

  1. Federasyon organlarının seçilmesi,
  2. Federasyon tüzüğünün değiştirilmesi,
  3. Yönetim ve denetim kurulları raporlarının görüşülmesi ve yönetim kurulunun ibrası,
  4. Yönetim kurulunca hazırlanan bütçenin görüşülüp aynen veya değiştirilerek kabul edilmesi,
  5. Federasyon için gerekli olan taşınmaz malların satın alınması veya mevcut taşınmaz malların satılması hususunda yönetim kuruluna yetki verilmesi,
  6. Yönetim kurulunca federasyon çalışmaları ile ilgili olarak hazırlanacak yönetmelikleri inceleyip aynen veya değiştirilerek onaylanması,
  7. Federasyon yönetim ve denetim kurullarının kamu görevlisi olmayan başkan veya üyelerine verilecek ücret ile her türlü ödenek, yolluk ve tazminatlar ile federasyon hizmetleri için görevlendirilecek üyelere verilecek gündelik ve yolluk miktarlarının tespit edilmesi,
  8. Federasyonun konfederasyona katılması ve ayrılmasının kararlaştırılması ve bu hususta yönetim kuruluna yetki verilmesi,
  9. Federasyonun uluslararası faaliyette bulunması, yurtdışındaki federasyon-konfederasyon ve kuruluşlara üye olarak katılması veya ayrılması,
  10. Federasyonun feshedilmesi,
  11. Yönetim kurulunun diğer önerilerinin incelenip karara bağlanması,
  12. Mevzuatta genel kurulca yapılması belirtilen diğer görevlerin yerine getirilmesi.
    Genel kurul; federasyonun diğer organlarını denetler ve onları haklı sebeplerle her zaman görevden alabilir.
    Genel kurul; üyeliğe kabul ve üyelikten çıkma hakkında son kararı verir. Derneğin en yetkili organı olarak federasyonun diğer bir organına verilmemiş olan işleri görür ve yetkileri kullanır.

YÖNETİM KURULUNUN TEŞKİLİ, GÖREV VE YETKİLERİ
MADDE 17-
Yönetim kurulu; on üç asil ve on üç yedek üye olarak genel kurulca seçilir.
Yönetim kurulu, seçimden sonraki ilk toplantısında bir kararla görev bölümü yaparak 1 başkan, 5 Başkan Yardımcısı, 1 sekreter, 1 sayman, ve gerekli görülen diğer üyeleri belirler.
Yönetim kurulu, tüm üyelerin haber edilmesi şartıyla her zaman toplantıya çağırabilir. Üye tam sayısının yarısından bir fazlasının hazır bulunması ile toplanır. Kararlar, toplantıya katılan üye tam sayısının salt çoğunluğu ile alınır.
Yönetim kurulu asil üyeliğinde istifa veya başka sebeplerden dolayı boşalma olduğu takdirde genel kurulda aldığı oy çokluğu sırasına göre yedek üyelerin göreve çağrılması mecburidir. Yönetici kurulu toplantılarına haklı bir mazeret olmaksızın üst üste üç kez katılmayan yönetim kurulu üyesinin üyeliği düşer. Yerine yedek üyeler sırayla çağrılır. Yönetim kurulu üye sayısını belirleme yetkisi genel kurula aittir.

YÖNETİM KURULUNUN GÖREV VE YETKİLERİ
MADDE 18-
Yönetim kurulu aşağıdaki hususları yerine getirir.

  1. Federasyonu temsil etmek veya bu hususta kendi üyelerinden bir veya birkaçına yetki vermek,
  2. Gelir ve gider hesaplarına ilişkin işlemleri yapmak ve gelecek döneme ait bütçeyi hazırlayarak genel kurula sunmak,
  3. Federasyonun çalışmaları ile ilgili yönetmelikleri hazırlayarak genel kurul onayına sunmak,
  4. Genel kurulun verdiği yetki ile taşınmaz mal satın almak, federasyona ait taşınır ve taşınmaz malları satmak, bina veya tesis inşa ettirmek, kira sözleşmesi yapmak, federasyon lehine rehin ipotek veya aynı haklar tesis ettirmek,
  5. Gerekli görülen yerlerde temsilcilik açılmasını sağlamak,
  6. Genel kurulda alınan kararları uygulamak,
  7. Her faaliyet yılı sonunda federasyonun işletme hesabı tablosu veya bilanço ve gelir tablosu ile yönetim kurulu çalışmalarını açıklayan raporunu düzenlemek, toplandığında genel kurula sunmak,
  8. Bütçenin uygulanmasını sağlamak,
  9. Federasyona üye alınması veya üyelikten çıkarılma hususlarında karar vermek,
  10. Federasyonun amacını gerçekleştirmek için her çeşit kararı almak ve uygulamak,
  11. Mevzuatın kendisine verdiği diğer görevleri yapmak ve yetkileri kullanmak.

DENETİM KURULUNUN TEŞKİLİ, GÖREV VE YETKİLERİ
MADDE 19-
Denetim kurulu, üç asil ve üç yedek üye olarak genel kurulca seçilir.
Denetim kurulu asil üyeliğinde istifa veya başka sebeplerden dolayı boşalma olduğu takdirde genel kurulda aldığı oy çokluğu sırasına göre yedek üyelerin göreve çağrılması mecburidir.
DENETİM KURULUNUN GÖREV VE YETKİLERİ
Denetim kurulu; federasyonun tüzüğünde gösterilen amaç ve amacın gerçekleştirilmesi için sürdürüleceği belirtilen çalışma konuları doğrultusunda faaliyet gösterip göstermediğini, defter hesap ve kayıtların mevzuata ve dernek tüzüğüne uygun olarak tutulup tutulmadığını, federasyon tüzüğünde tespit edilen esas ve usullere göre ve bir yılı geçmeyen aralıklarla denetler ve denetim sonuçlarını bir rapor halinde yönetim kuruluna ve toplandığında genel kurula sunar.
Denetim kurulu; gerektiğinde genel kurulu toplantıya çağırır.
DİSİPLİN KURULUNUN GÖREV VE YETKİLERİ
Disiplin kurulu; genel kurul tarafından üç asil ve üç yedek üyeden oluşturulur. Seçim sonrası ilk toplantıda asil üyeler kendi aralarında bir başkan seçerler.
Disiplin kurulu üyelerle ilgili olarak yönetim tarafından kendisine intikal eden konularda gerekli incelemelerini yapar. Tüzük şartlarına uyup uymadığını inceler ve yönetim kuruluna kararını bildirir. Son karar yönetim kuruluna aittir.

FEDERASYONUN GELİR KAYNAKLARI
MADDE 20-
Federasyonun gelir kaynakları aşağıda sayılmıştır.

  1. Üye kayıt ve aidatı: Federasyona üye olmak isteyen her dernek brüt asgari ücretin (1/4) 4'te bir oranında giriş bedeli öder. Yıllık aidat içinde bulunan yıla ait brüt asgari ücretin (1/4) 4'te biri oranındadır.
  2. Üye dernekler ayrıca federasyona genel kurulun ait olduğu yıla ilişkin yıllık aidatı o yılın 31 Mart tarihine kadar ödemekle yükümlüdür.
  3. Gerçek ve tüzel kişilerin kendi isteğiyle federasyonu yaptıkları bağış ve yardımlar.
  4. Federasyon tarafından tertiplenen çay ve yemekli toplantı, gezi ve eğlence, konser, spor yarışması re konferans gibi faaliyetlerden sağlanan gelirler,
  5. Federasyonun mal varlığından elde edilen gelirler,
  6. Yardım toplama hakkındaki mevzuat hükümlerine uygun olarak toplanacak bağış ve yardımlar,
  7. Federasyonun amacını gerçekleştirmek için ihtiyaç duyduğu geliri temin etmek amacıyla giriştiği ticari faaliyetlerden elde edilen kazançlar,
  8. Diğer gelirler.

FEDERASYONUN DEFTER TUTMA ESAS VE USULLERİ VE TUTULACAK DEFTERLER
MADDE 21-
Defter tutma esasları:
yönetim kurulu 5253 sayılı dernekler yasasının 11 maddesinde belirtilen defterleri tutmak, belgelere dayalı, açık düzenli ve çağdaş bir muhasebe uygulamakla yükümlüdür.
Ayrıca üye aidatı tahakkuk ve tahsilini takip etmek üzere yardımcı defteri gibi işlemlerini kolaylaştırıcı defterler de tutar. Bu yardımcı defterler için noter onayı gerekmez.
Federasyonda aşağıda yazılı defterler tutulur:
a) İşletme hesabı esasında tutulacak defterler ve uyulacak esaslar aşağıdaki gibidir:
Karar defteri: Yönetim kurulu kararları tarih ve numara sırasıyla bu deftere yazılır ve kararların altında toplantıya katılan üyelerce imzalanır.
Üye Kayıt Defteri: Federasyona üye olarak girenlerin bilgileri, federasyona giriş ve çıkış tarihleri bu deftere işlenir. Üyelerin ödedikleri giriş ve yıllık aidat miktarları bu deftere işlenebilir.
Evrak Kayıt Defteri: Gelen ve giden evraklar, tarih ve sıra numarası ile bu deftere kaydedilir. Gelen evrakın asılları ve giden evrakın kopyaları dosyalanır. Elektronik posta yoluyla gelen veya giden evraklar çıktısı alınmak suretiyle saklanır.
Demirbaş Defteri: Federasyona ait demirbaşların edinme tarihi ve şekli ile kullanıldıkları veya verildikleri yerler ve kullanım sürelerini doldurulanların kayıttan düşürülmek üzere bu defterde işlenir.
İşletme Hesabı Defteri: Federasyon adına alınan gelirler ve yapılan giderler açık ve düzenli olarak bu deftere işlenir.
Alındı Belgesi Kayıt Defteri: Alındı belgelerinin seri ve sıra numaraları bu belgeleri alan ve İade edenlerin adı soyadı ve imzaları ile aldıkları ve İade ettikleri tarihler bu deftere işlenir.
Bilanço esasında tutulacak defterler ve uyulacak esaslar aşağıdaki gibidir:

  1. (a) bendinin 1,2,3 ve 6. alt bentlerinde kayıtlı defterler bilanço esasında defter tutulması durumunda da tutulur.
  2. Yevmiye Defteri, Büyük Defter, Envarter Defteri: Bu defterlerin tutulma usulü ile kayıt şekli Vergi Usul Kanunu ile bu kanunun Maliye Bakanlığı' na verdiği yetkiye istinaden yayımlanan Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğleri esaslarına göre yapılır.
    Defterlerin Tasdiki:
    Federasyonda tutulması zorunlu olan defterler kullanmaya tamamlamadan önce İl Dernekler Müdürlüğü’ ne veya noterde tasdik ettirilir. Bu defterlerin kullanılmasına sayfaları bitene kadar devam edilir ve defterlerin ara tasdiki yapılmaz. Ancak, bilanço esasına göre tutulan defterler ile form veya sürekli form yapraklı defterlerin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda her yıl yeniden tasdik ettirilmesi zorunludur.
    Gelir Tablosu Ve Bilanço Düzenlenmesi
    İşletme hesabı esasına göre kayıt tutulması durumunda yıl sonlarında(31 Aralık) (Dernekler Yönetmeliği EK-16’da belirtilen) “İşletme Hesabı Tablosu” düzenlenir. Bilanço esasına göre defter tutulması durumunda ise, yıl sonlarında(31 Aralık), Maliye Bakanlığınca, yayımlanan Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğlerini esas alarak bilanço ve gelir tablosu düzenlenir.